Préparer des données de facture
Récupérer une pièce jointe, extraire les champs attendus et présenter les points à contrôler. L’écriture dans l’outil métier suit les règles de validation convenues.
Intelligence Artificielle & Automatisation · 2 à 4 semaines selon périmètre
La tâche se répète. Vous n’avez pas à tout ressaisir.
Faire circuler les bonnes données entre vos emails, documents et outils métier. Le flux traite les cas prévus, signale les exceptions et vous rend la main avant les actions à valider.
Durée indicative, précisée au cadrage. Devis adapté au périmètre.
FLUX / 03Lecture technique
Document entrantUne pièce jointe.
Des informations
à structurer.
Champs extraits
- Référence
- Identifiée
- Montant
- À contrôler
- Échéance
- Identifiée
Contrôle humainTraiter l’exception avant l’envoi.
Outil métierAprès validation
Extraire les champs, contrôler les exceptions, puis alimenter l’outil métier.
Démonstration fictiveConcrètement
Ce que vous pouvez en faire.
Distribuer les demandes entrantes
Créer une fiche depuis un formulaire ou un email, compléter les champs disponibles et orienter la demande. Les dossiers incomplets restent identifiés.
Rassembler un reporting récurrent
Collecter les données des sources accessibles, vérifier les champs attendus et préparer le document de suivi. Les données manquantes sont signalées au lieu d’être inventées.
Un calcul pour se projeter
Ce que quatre minutes par dossier changeraient
Calcul illustratif, pas un résultat client ni un gain garanti. Volumes, qualité des données et exceptions changent le résultat. Mise en place, maintenance et coûts des outils ne sont pas déduits ici.
- Avant
- Hypothèse : 200 dossiers par mois, avec 6 minutes de saisie et de contrôle par dossier, soit 20 heures.
- Avec le scénario proposé
- Hypothèse après automatisation : 2 minutes de contrôle et de gestion courante par dossier en moyenne, soit 6 h 40 par mois.
200 × (6 − 2) = 800 minutes, soit 13 h 20 de temps brut libéré par mois.
Ce que vous recevez
Une livraison qui vous appartient.
Le périmètre et les livrables sont validés ensemble avant le démarrage.
Moins de ressaisie à effectuer
Les champs et transferts convenus sont pris en charge par le flux. Le contrôle humain et les exceptions restent visibles dans la charge de travail.
Des erreurs qui ont une suite
Un doublon, une donnée absente ou une connexion indisponible déclenche le traitement prévu : attente, alerte ou reprise manuelle. Le flux n’échoue pas silencieusement.
Une automatisation que vous pouvez suivre
Les connexions, règles, coûts d’outils et actions à surveiller sont documentés. Vous savez comment interrompre le flux ou demander une évolution.
Cartographie du flux, exceptions et critères de réussite
Automatisation et connexions prévues au périmètre
Contrôles, signalement des erreurs et procédure de reprise
Documentation, coûts d’outils et prise en main
Déroulement
Un cadre de travail explicite.
Je suis le processus actuel, ses volumes, ses données d’entrée et ses exceptions. Nous choisissons une première tâche répétitive et des critères de réussite observables. La réalisation prévoit les droits de connexion, les doublons, les erreurs et les reprises. Une validation humaine précède les actions sensibles retenues au cadrage. Le temps réellement passé avant et après peut ensuite être comparé, en incluant le contrôle et le traitement des cas particuliers.
Investissement : sur devis. Complexité, nombre de parcours et accès disponibles déterminent la charge de travail.
Décrire mon besoin ↗Questions fréquentes
Le périmètre, au clair.
Questions / Réponses
04 points à éclaircir
Question 01 sur 04
Faut-il de l’IA pour automatiser mon processus ?
Non. Une règle et une connexion entre outils peuvent suffire pour déplacer ou vérifier des données structurées. L’IA est envisagée pour des entrées moins régulières, par exemple un document ou un texte. Le choix dépend de l’usage et des erreurs acceptables.
Mes outils doivent-ils tous proposer une API ?
Une API ou une intégration disponible rend souvent l’échange plus stable. Je vérifie les possibilités de chaque outil avant de chiffrer le flux. Si une étape reste manuelle ou repose sur une interaction plus fragile, elle est signalée dans la proposition.
Que se passe-t-il si une donnée manque ou si un outil ne répond plus ?
Le comportement est prévu au cadrage : mettre le dossier en attente, prévenir une personne ou reprendre l’étape sans créer de doublon. Les cas à risque demandent une validation. Les erreurs et la procédure de reprise font partie de la transmission.
Comment savoir si l’automatisation fait réellement gagner du temps ?
On compare le temps du processus actuel au temps de contrôle, de reprise et de supervision après mise en place, sur un volume représentatif. Le calcul de cette page est hypothétique. Il aide à poser les bonnes variables, pas à annoncer votre résultat à l’avance.
La prochaine étape
Quel usage voulez-vous simplifier ?
Décrivez une tâche, vos outils et les volumes à traiter. Nous pourrons évaluer une première version utile.